Nabór na organizatora – gospodarza Konferencji Społeczeństwo i Nauka 2026!

Zarząd Stowarzyszenia SPIN oraz Komitet Programowy serdecznie zapraszają do składania ofert na organizację Konferencji „Społeczeństwo i Nauka” 2026! To coroczne, najważniejsze w Polsce wydarzenie branżowe, które gromadzi osoby i instytucje zaangażowane w wspieranie kreatywności, myślenia krytycznego oraz podmiotowości obywateli. Celem konferencji jest inspirowanie do aktywnego kontaktu z nauką oraz promowanie dialogu między naukowcami a społeczeństwem.

I. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:

1. Uzasadnienie i opis miejsca planowanej konferencji
   a. Informacje o Gospodarzu oraz uzasadnienie, dlaczego organizacja Konferencji powinna zostać powierzona tej instytucji.
   b. Opis miejsca, w którym będzie odbywać się konferencja, wraz z zapleczem technicznym i logistycznym, którym dysponuje Gospodarz, m.in.:
   • możliwości lokalowe, w tym plan sytuacyjny dla konferencji,
   • zaplecze techniczne i sprzęt IT oraz AV,
   • przestrzeń na catering i przerwy kawowe.
2. Charakterystyka i liczebność zespołu, który będzie oddelegowany do organizacji wydarzenia.
3. Pomysł na program integracyjny/kulturalny, który Gospodarz planuje zorganizować dla uczestników.
4. Wstępne założenia budżetowe konferencji, służące uzgodnieniu z Zarządem SPIN kwot przychodów i kosztów. Ostateczny budżet, uzgodniony między SPIN a Gospodarzem, będzie stanowił załącznik do umowy.
5. Wstępny plan promocji wydarzenia, w tym proponowane partnerstwa i patronaty konferencji. Ostateczny plan promocji będzie załącznikiem do umowy.
6. Wstępny plan pozyskania środków na organizację konferencji, obejmujący partnerstwa, współpracę, sponsoring i inne źródła finansowania.

II. ZASADY SKŁADANIA OFERT I KRYTERIA WYBORU GOSPODARZA:

1. Zarząd SPIN powoła komisję złożoną z 3 osób: 2 z Zarządu SPIN oraz 1 z Komitetu Programowego. Ocena komisji będzie podstawą wyboru oferty, a najwyższa suma punktów w poszczególnych kategoriach będzie decydować o wyborze Gospodarza.
2. Ofertę podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentowania Gospodarza należy przesłać do 24.08.2025 na adres: biuro@stowarzyszeniespin.pl, wpisując w tytule wiadomości: „Nabór na Gospodarza Konferencji Społeczeństwo i Nauka 2026”.
3. Komisja oceni oferty do 5.09.2025 na podstawie punktacji w następujących kategoriach:
   a. przestrzeń konferencyjna i jej adekwatność do programu (min. 3 sesje równoległe) – 0-10 punktów
   b. atrakcyjność lokalizacji dla uczestników – 0-3 punkty
   c. zespół i doświadczenie Gospodarza (liczba oddelegowanych osób oraz doświadczenie w organizacji konferencji) – 0-10 punktów
   d. atrakcyjność programu integracyjno-kulturalnego – 0-5 punktów
   e. proponowany wstępny budżet konferencji – ocena jakościowa, wskazująca na doświadczenie Gospodarza – 0-7 punktów
   f. plan promocji konferencji, ocena jakościowa – 0-5 punktów
4. Najwyższa suma punktów w kategoriach 1-6 będzie podstawą do wyboru Gospodarza.
5. SPIN zastrzega sobie prawo do przyznania dodatkowych punktów za kategorie, wymienione w ust. 2 i 3, jeśli uzna to za zasadne.
6. SPIN ma prawo do nierozstrzygnięcia naboru bez podania przyczyny.
7. W przypadku pozyskania dofinansowania konferencji przez SPIN – np. grantu z projektów, strony porozumieją się odrębnie co do szczególnych warunków projektowych, kategorii wydatków, sposobu rozliczania i kategorii kosztów, w tym wysokości przychodów, itd.
8. Strony ustalą wysokość opłat konferencyjnych dla uczestników: członków SPIN oraz innych na podstawie preliminarza kosztów. Gospodarz może zasugerować wysokość opłat za dodatkowe wydarzenia w ramach programu towarzyszącego. 9. Umowa zawierać będzie szczegółowe zasady rozliczenia przychodów i kosztów oraz ew. nadwyżek finansowych konferencji pomiędzy Gospodarzem a Zarządem SPIN.

Program konferencji, zakres finansowania i podział zadań będą podlegały ostatecznym ustaleniom z Komitetem Programowym, Gospodarzem i Zarządem Stowarzyszenia SPIN.

Zapraszamy do kontaktu i aplikowania: biuro@stowarzyszeniespin.pl.